A visszaélést bejelentő eljárásrendet a ROCKWOOL International A/S igazgatósága fogadta el, és az a teljes ROCKWOOL Csoportra alkalmazandó. A visszaélésekkel kapcsolatban létrehozott bejelentő portál a ROCKWOOL Csoport összes leányvállalatát érinti világszerte, továbbá figyelembe veszi az egyes országban alkalmazott törvényi és jogi hátteret.
A bejelentések elektronikusan kerülnek feldolgozásra, a küldött információkat titkosítva tárolják. A rendszer megkönnyíti az anonim párbeszédet a bejelentővel, ahol a Csoport integritásért felelős tisztviselője kérdéseket tehet fel a bejelentőnek az ügy tisztázása vagy további információ bekérése céljából. A bejelentő névtelenségének biztosítása érdekében ez a párbeszéd kizárólag a bejelentő egyetértése esetén jön létre, a portálra történő bejelentkezés önkéntes.